Office Manager

Functie

In deze functie van Office Manager zal je het team begeleiden op verschillende vlakken: 1. Administratie

• Contracten opvolgen + juist archiveren
• Post

2. Personeelszaken

• Alles regelen bij opstart nieuwe medewerkers: inschrijven voor hospitalisatieverzekering, onboarding, materiaal beschikbaar, ...
• Verwerken ziektebriefjes

3. Facilitair management

• Poetsploeg opvolgen
• Kantoormateriaal bestellen
• Onderhoud gebouwen opvolgen

4. Financiële taken

• Bijspringen bij facturatie

5. Communicatie

• Nieuwe medewerkers aankondigen
• Powerpoints maken
• Telefoons

Dit is een opsomming van een aantal taken, maar waarschijnlijk komen er nog taken bij naargelang de kandidaat.

Bedrijfsinformatie
Je komt terecht in een familiebedrijf actief in een technische B2B context. Samenwerking, ownership en flexibiliteit zijn bij hen heel belangrijk.

Jouw profiel

Voor deze vacature van Office Manager zoeken we:

• Iemand met reeds een eerste ervaring
• Zeer goede kennis Nederlands en iemand die ook een woordje Frans en Engels spreekt
• Goede kennis van de gangbare MS Office toepassingen
• Nauwkeurig
• Flexibel in je taken

• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren

Aanbod

Voor deze vacature voorziet het bedrijf:

• Onmiddellijk een vast contract
• Loon volgens ervaring
• 20 dagen verlof en 6 adv-dagen
• Maaltijdcheques

Solliciteren

CAROLINE DE BIE
003234430660